Blog
20 oktober 2023
Beren op de weg?
In Nederland is al jaren een personeelstekort, in het bijzonder voor technische engineers. Ondernemer René Ratering, van R.R. Maritime Engineering, lost dit op door remote engineers uit India in te huren. Voor veel Nederlandse ondernemers is dat letterlijk een ver-van-hun-bedshow, met te veel bezwaren om de stap naar remote engineering te zetten. Maar is dat eigenlijk wel terecht?
In dit interview deelt René zijn zakelijke ervaringen met India. Hij legt uit hoe je de uitdagingen het hoofd biedt. Ook vertelt hij hoe je als Nederlandse ondernemer gemakkelijk toegang krijgt tot bijvoorbeeld technische talent in India.
Even kennismaken met René
“Zoals de naam al doet vermoeden, is R.R. Maritime Engineering een ingenieursbureau in de maritieme sector. We doen projecten in de scheepsbouw, offshore, baggerindustrie en offshore windenergie. Meestal starten we met het ontwerp en de engineering. Dat leidt vaak tot de bouw van tools en equipment die worden gebruikt in bijvoorbeeld de offshore windenergie. Soms verbouwen wij zelfs volledige schepen, denk hierbij bijvoorbeeld aan offshore supply schepen. Dit soort projecten doen we voor klanten wereldwijd. In de uitvoering werken we samen met grote bedrijven zoals grote maritieme aannemers, vooraanstaande baggerbedrijven, offshore wind contractors en reders.
Er wonen in India naar schatting 1,4 miljard mensen, tegenover de 17 miljoen mensen in Nederland
Waarom heb je besloten om remote engineering in te zetten?
“We doen vaak projecten met harde deadlines, die in korte tijd veel capaciteit vereisen. Ik merkte hoe lastig het is om in Nederland voldoende, technisch personeel te vinden. Al helemaal als je met wisselende projectteams werkt. Daarom werk ik al meer dan 13 jaar samen met engineers uit onder andere India. Daar zijn veel technische talenten die onze projecten met beide handen aanpakken. Er is namelijk veel onderwijs gestoeld op STEM, de afkorting voor Science, Technology, Engineering en Mathematics. Daarnaast heeft India een van de grootste, technische onderwijssystemen ter wereld, met duizenden technische colleges en universiteiten. Naar schatting studeren er elk jaar honderdduizenden studenten af in technische richtingen. Tot slot wonen er in India naar schatting 1,4 miljard mensen, tegenover de 17 miljoen mensen in Nederland en 746 miljoen in Europa. Het personeelsaanbod is dus vele malen groter.”
Hoe lang werk je al remote met Indiase engineers? En wat levert het je op?
“Ik werk al sinds 2008 met Indiase engineers samen. Inmiddels bestaat het remote team uit tekenaars, engineers, constructeurs en experts die met verschillende ontwerp- en berekeningsprogramma’s kunnen werken. Ze gebruiken vooral programma’s die in de maritieme industrie de standaard zijn. Remote engineering stelt mijn bedrijf in staat om snel en flexibel te schakelen, waardoor ik interessante en grote projecten kan aannemen. Standaard huur ik teams van 6 tot 12 man in, inclusief een manager (lead engineer). Hoewel de teams vanuit India op afstand werken, heb ik online veel contact.”
Er zijn vast ook uitdagingen. Hoe ga je daarmee om?
“Natuurlijk zijn er aandachtspunten voor het samenwerken met India. Net zoals binnen alle (inter)nationale teams, heb je te maken met persoonlijke en culturele verschillen. De grootste uitdaging is het cultuurverschil. In India is er vaak een hiërarchische structuur op de werkvloer, terwijl we in Nederland meer platte organisaties hebben. Daar moet je rekening mee houden door vooraf de rollen en verantwoordelijkheden extra goed door te nemen.
“Een andere uitdaging, die eerlijk gezegd ook voor projecten in Nederland geldt, is dat je een technisch vraagstuk niet zomaar over de schutting kan gooien, in de hoop dat het goed komt. Dat werkt niet. Je moet het project aandachtig doornemen, controleren of alles begrepen wordt, de tijd nemen om vragen te beantwoorden en de verwachtingen communiceren. Het helpt om gedurende het project regelmatig te peilen of iedereen nog op koers ligt en welke uitdagingen er zijn.”
Veel mensen beginnen over het tijdsverschil. Ik heb gemerkt dat het tijdsverschil tussen Nederland en India juist positief uitpakt.
“Veel mensen beginnen over het tijdsverschil. Ik heb gemerkt dat het tijdsverschil tussen Nederland en India juist positief uitpakt. In India is het 3,5 uur tot 4,5 uur later (dus als wij hier de dag beginnen om 08:00uur, dan is het daar rond de middag). Dat betekent dat Indiase engineers het eerste werk al gedaan hebben als onze dag begint. Daarna kan er, indien nodig, overlegd worden. Aan het einde van onze werkdag hebben wij vervolgens tijd om het werk te reviewen, zodat de engineers de volgende dag gelijk weer verder kunnen werken.”
Vertel eens wat meer over de culturele verschillen. Dat zal vast wennen zijn
“Het grootste verschil is de Nederlandse directheid en de Indiase volgzaamheid in India doen medewerkers vaak gewoon wat de baas zegt. In Nederland willen we juist graag dat teamleden meedenken en kritisch zijn. Dus dat een teamlid aangeeft het ergens niet mee eens te zijn, dat hij voorstelt hoe het beter kan. Als je met een Indiase engineer samenwerkt, dan moet je dat stimuleren.”
“Je moet net als in Nederland iemand het vertrouwen geven en laten weten dat er fouten gemaakt mogen worden. Het kost even tijd, maar na een tijdje merk je dat je daadwerkelijk kritische feedback ontvangt. Door in de relatie te investeren, merk je dat je samenwerking en team sterker en beter worden. En vergeet niet om daadwerkelijk begripvol te reageren als er een fout wordt gemaakt. Accepteer de fout, bespreek het met elkaar en wees niet te hard voor de ander. Anders loop je het risico het vertrouwen te schaden.”
Het samenwerken met India ging vast niet zonder vallen en opstaan.
“Zeker niet. Het is een illusie om te denken dat alles in één keer goed gaat. Maar van alle dingen die verkeerd gaan, heeft het meeste te maken met slechte communicatie, hoe cliché het ook klinkt. Bijvoorbeeld niet duidelijk communiceren, de verwachtingen niet naar elkaar uitspreken of de afspraken niet goed opschrijven. Dat geldt overigens niet alleen voor de samenwerking met de Indiase engineers, maar ook voor het contact met internationale klanten en Nederlandse collega’s. Het is gewoon echt belangrijk om zeker te weten dat je elkaar volledig begrijpt.”
Wat is de gouden tip om de communicatie te verbeteren?
“Ik adviseer iedereen om alles schriftelijk vast te leggen en met de betrokkenen te delen. Het is echter wel een kunst om dit goed te doen. Er zijn weinig mensen die alle details uit een rapport goed lezen en vervolgens onthouden (dat maak ik hier in Nederland ook vaak mee trouwens haha). Maak daarom korte en duidelijke notities. Vraag bijvoorbeeld aan je engineer in India om kort en bondig op te schrijven wat er is besproken. Dat dwingt de ander om de aandacht erbij te houden en je ziet aan de notities of je elkaar goed hebt begrepen. Is er iets anders opgeschreven dan wat je had verwacht? Bespreek dit en pas de notities aan, zodat je allemaal hetzelfde vertrekpunt hebt voor het project. Deze methode werkt heel goed, het heeft in mijn projecten al veel verwarring voorkomen en je kunt altijd teruglezen wat is afgesproken. Tegenwoordig zijn er vele tools die goed van pas komen bij remote werken en je hiermee goed kunnen ondersteunen:denk hierbij aan MS Teams, Slack, Notion, enzovoorts.”
Het is waardevol om de Indiase cultuur te leren kennen en zo m’n horizon te verbreden
Ben je zelf ook naar India geweest om de cultuur te ervaren?
“Ja, ik ben er sinds 2008 regelmatig geweest Ik vind het iedere keer weer ontzettend leuk om deze reizen te maken, het zijn de krenten in de pap. Het is waardevol om de Indiase cultuur te leren kennen en zo m’n horizon te verbreden. Het leven daar is natuurlijk niet te vergelijken met het leven hier, maar het is fantastisch om er te zijn. En het is goed om erheen te gaan om daarmee een goede band op te bouwen met de mensen waarmee je samenwerkt. Het streven is altijd om het jaar een of twee weken in India te verblijven. Zodra ik daar ben, is het mijn doel om veel mensen te spreken, projectkennis over te dragen en indrukken op te doen. En iedere keer leer ik de Indiase cultuur nog beter begrijpen.”
Stel, je hebt een remote engineering team samengesteld. Hoe start je het project dan op?
“Je start met een algemeen onboarding proces. Daarin vertel je over het bedrijf: welke rol je zelf hebt, welke teamleden er nog meer zijn, wat ieders verantwoordelijkheid is. Maar ook welke kwaliteit je nastreeft, welke standaarden je gebruikt en welke softwaretools benodigd zijn. Daarnaast deel je een organogram van de organisatiestructuur. In het organogram staat wie welke functie binnen het projectteam heeft. Als iemand ergens tegenaan loopt, weten ze gelijk bij wie ze terechtkunnen.”
“Daarnaast is persoonlijke aandacht wenselijk om de samenwerking te laten slagen. Eigenlijk verschilt het niet zo veel van hoe je een nieuwe Nederlandse collega zou behandelen. Je geeft diegene aandacht en onderhoudt veel contact, in het begin dagelijks. Daarbij heeft een videocall met beeld de voorkeur. Houd het kort, bijvoorbeeld vijftien minuten, en leg dingen schriftelijk vast. Vergeet ook niet de ‘praatjes bij de koffiezetautomaat. Hoe is je dag, wat zijn je hobby’s, hoe gaat het met de kids? Ook voor je internationale medewerkers is een goede werk-privébalans belangrijk.”
“Tot slot nog wat praktische tips. Open ten eerste een chat in een communicatiekanaal zoals Teams of Slack, zodat je snel met elkaar kunt communiceren. Ten tweede moet je ervoor zorgen dat de remote engineer het grotere plaatje van het project ziet. Dus focus je niet alleen op de specifieke tekening die de engineer maakt, maar neem diegene mee in de rest van het proces. Laat zien wat de rol van de tekening in de rest van het project is.”
Nog even één stap terug… Hoe kom je als Nederlandse ondernemer in contact met engineers in India?
“Het belangrijkste is dat je een goed netwerk opbouwt in India. Zelf heb ik daar jaren over gedaan. Omdat ik weet dat niet elke ondernemer daar tijd voor heeft, of weet waar je op moet letten, heb ik samen met Bert Blaauw een bedrijf opgericht: RemoteNext. Bert is succesvol ondernemer bij WtbE Technische Detachering en heeft veel kennis van acquisitie, marketing en, technische detachering. Zelf weet ik veel van de Indiase cultuur en heb ik een kwalitatief netwerk in India. Dat vult elkaar perfect aan. Met RemoteNext willen we ondernemers helpen om de stap naar remote engineering te zetten.”
RemoteNext maakt remote engineering vanuit landen buiten Europa toegankelijk en succesvol voor Nederlandse ondernemers.
Wat doet RemoteNext voor ondernemers?
“RemoteNext maakt remote engineering vanuit landen buiten Europa toegankelijk en succesvol voor Nederlandse ondernemers. Naast India, starten we ook partnerships in andere landen. Zo zijn we nu bezig met een partnership in Zuid-Afrika. Vervolgens helpen we ondernemers bij het hele proces van remote engineering.”
“Allereerst helpen we natuurlijk bij de recruitment van geschikte remote engineers. Dat is slechts het begin, want we begeleiden het hele traject, zowel met de klant in Nederland als met de teams in India. In het begin hebben we dagelijks contact om alles in goede banen te leiden. We hechten veel waarde aan de voortdurende begeleiding en het uitwisselen van ervaringen. Ons doel is om vanaf dag 1 een vloeiende en succesvolle samenwerking op te zetten en uitdagingen op te lossen nog voordat het problemen kunnen worden. Dat is de kracht van RemoteNext. Vele opdrachtgevers zien beren op de weg of hebben koudwatervrees, en juist daar ligt onze taak: wij ontzorgen de opdrachtgever en streven naar een succesvol en goed functionerend team op afstand.”
Wil je meer weten over de diensten van RemoteNext? Klik dan op onderstaande button.
Doe de QuickScan en ontdek of je klaar bent voor Remote Engineering